Artikel van de maand door Bram Baert: It takes two to e-invoice? Enkele juridische aspecten van elektronische facturatie

We versturen en ontvangen met z’n allen al jarenlang elektronische facturen. Elektronische facturatie is nu nog vormvrij en facultatief. Doorgaans is een elektronische factuur de pdf-versie van de klassieke factuur op papier, die dan per e-mail verstuurd wordt. Bovendien is de ontvanger niet verplicht een elektronische factuur te aanvaarden.

Zoals u ondertussen wel weet, wijzigt dat binnenkort ingrijpend in B2B-relaties. Vanaf 1 januari 2026 kunnen BTW-plichtige ondernemingen onderling enkel nog gestructureerde elektronische facturen uitwisselen via het Peppol-netwerk.

Elektronische facturatie voor handelingen tussen BTW-plichtigen wordt niet enkel verplicht, de factuur moet voortaan ook opgemaakt worden in een gestructureerd format dat automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt. Bovendien moet die factuur via het Peppol-platform verzonden en ontvangen worden.

Concreet dienen alle facturen die vanaf 1 januari aanstaande opgemaakt worden, de vorm van een gestructureerde elektronische factuur aan te nemen en via het Peppol-platform verstuurd te worden, ook wanneer de goederen of diensten waarop de factuur betrekking heeft voordien geleverd werden. De basisnorm voor de opmaak van gestructureerde elektronische facturen is Peppol BIS in de UBL-versie (waarbij Peppol BIS staat voor Pan-european public procurement online – Business Interoperability Specifications en UBL voor Universal Business Language).

De nieuwe regeling geldt enkel voor BTW-plichtige handelingen die een in België gevestigde leverancier levert aan een afnemer die zijn Belgisch BTW-nummer moet meedelen. Op de verplichte uitreiking van elektronische facturen in die Belgische context, bestaan er wel enkele uitzonderingen, waarop we hier niet verder ingaan. Voor grensoverschrijdende handelingen of handelingen die voor de heffing van de BTW in het buitenland worden gelokaliseerd, geldt er voorlopig geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken. Ook voor de facturatie van goederen en diensten aan consumenten verandert er niets.

Ondertussen bieden zeer veel boekhoudpakketten en cloudplatformen de mogelijkheid om gestructureerde elektronische facturen op te maken en via het Peppol-netwerk gestructureerde elektronische facturen te verzenden en te ontvangen. Maar wat als uw BTW-plichtige klant nog niet op Peppol geregistreerd blijkt te zijn? Dan kan u de factuur niet via Peppol aan uw klant bezorgen. De frequently asked questions op de website van de overheid (https://efactuur.belgium.be/) verduidelijken dat u als verzender dan een andere wijze van overdracht kan kiezen. De op die alternatieve wijze verzonden factuur is rechtsgeldig en als BTW-plichtige verzender zal u aldus voldaan hebben aan uw wettelijke facturatieverplichting. U kan uw factuur in dat geval dus nog steeds per e-mail versturen.

Anderzijds stelt zich de vraag of u na 31 december 2025 nog facturen waarvoor de nieuwe facturatieregels gelden, kan aanvaarden en betalen als deze niet via het Peppol-netwerk verzonden worden.

Om van het recht op aftrek van de BTW te kunnen genieten is in principe vereist dat u over een fiscaal regelmatige factuur beschikt. In verschillende arresten van het Europees Hof van Justitie werd evenwel geoordeeld dat de aftrek niet kan geweigerd worden enkel en alleen omdat de factuur niet aan bepaalde formele vereisten voldoet. Als aan de hand van andere elementen afdoende kan bewezen worden dat de materiële voorwaarden die recht geven op aftrek van de BTW vervuld zijn, mag volgens die rechtspraak de administratie de aftrek actueel in principe niet weigeren (het zogenaamd substance over form-principe).

Aan art. 168 van de Europese BTW-richtlijn (Richtlijn 2006/112/EG van 28 november 2006) werd ondertussen wel een alinea toegevoegd die de lidstaten toelaat te bepalen dat de afnemer de BTW maar mag aftrekken of terugvorderen wanneer hij in het bezit is van een gestructureerde elektronische factuur. Deze wijziging wordt evenwel maar van kracht op 1 juli 2030.

Hoe dan ook vormt een niet-conforme (elektronische) factuur aanvaarden, waar een gestructureerde elektronisch factuur via Peppol vereist is, een risico. U riskeert dan immers een discussie met de administratie over de BTW-aftrek, die niet zou ontstaan zijn als u een wel conforme, gestructureerde e-factuur via Peppol zou ontvangen hebben.

Kan u een factuur die nog per e-mail of per post bezorgd wordt, dan zonder meer negeren? Doorgaans wordt aangenomen dat een fiscale onregelmatigheid daarom nog niet tot gevolg heeft dat de factuur al haar bewijskracht verliest, voor zover het verzuim niet een van de doorslaggevende redenen was voor de totstandkoming van de overeenkomst of factuur. Ook een factuur die via Peppol zou moeten afgeleverd worden, maar op een andere wijze uitgereikt wordt (bv. nog op papier of per e-mail), zal dus niet als onbestaande kunnen worden beschouwd. Dat betekent dat de algemene principes inzake protest van facturen ook zullen gelden voor een factuur die in principe via Peppol te versturen is, maar op een andere wijze bezorgd wordt. Als u die factuur niet tijdig en gemotiveerd protesteert, zal ook de niet via Peppol verstuurde factuur als aanvaard gelden en bewijs kunnen vormen van de onderliggende overeenkomst.

Ook als u niet betwist dat u de gefactureerde bedragen verschuldigd bent, zal u er goed aan doen om een niet-conforme factuur te protesteren en aan te dringen op aflevering van een gestructureerde e-factuur via Peppol. Zo vermijdt u mogelijke betwisting van de BTW-aftrek omdat u geen gestructureerde e-factuur bezit. Het is echter maar de vraag of u de betaling van een onregelmatige factuur voor geleverde prestaties of diensten kan weigeren als uw leverancier blijft nalaten een gestructureerde elektronische factuur af te leveren. Als u twijfelt of uw leverancier Poppel-geregistreerd is, kan u dat alvast controleren via https://directory.peppol.eu/. Daarmee heeft u evenwel nog geen zekerheid dat effectief een conforme e-factuur zal opgemaakt worden. Bij bestellingen van goederen of diensten zou u ook expliciet kunnen bedingen dat uw leverancier een fiscaal regelmatige en gestructureerde elektronische factuur via Peppol dient af te leveren en dat u niet tot betaling kan gehouden zijn zolang u geen dergelijke factuur ontvangen heeft.