Artikel van de maand door Charline Bulteel en Tim Defauw: De GBA kijkt mee: wat mag nog bij ontslag en wat bij inzageverzoeken?

Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst roept niet alleen arbeidsrechtelijke, maar ook steeds meer en vaker privacyvraagstukken op. Wat mag nog, en wat net niet? De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) scherpt de lijnen aan. Met dit artikel geven we een korte update over de dos en don’ts bij ontslagcommunicatie en de spelregels rond inzageverzoeken.

Communicatie bij ontslag: beperk je tot het strikt noodzakelijke

Bij het ontslag van een werknemer wil een werkgever het team of derden vaak snel informeren. Dat mag, maar moet wel binnen de grenzen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) gebeuren. De GBA stelt dat het meedelen van het vertrek van een werknemer een verwerking van persoonsgegevens is. Dat betekent dat elke communicatie aan collega’s of derden moet voldoen aan de spelregels zoals bepaald door de GDPR-wetgeving, meer bepaald aan het beginsel van minimale gegevensverwerking.

Een werkgever mag communiceren dat een werknemer het bedrijf verlaat en vanaf wanneer, als hij daarvoor een rechtsgrond heeft (meestal het gerechtvaardigd belang of de uitvoering van de arbeidsovereenkomst). Maar niets meer dan dat. De praktijk leert dat zelfs op het eerste zicht neutrale aanvullingen te ver kunnen gaan.

Wat moet je vermijden?

• Vermelden dat het ontslag gebeurde op initiatief van de werkgever;
• Expliciet verwijzen naar een dringende reden of een tuchtmaatregel;
• Meedelen dat het gaat om een beëindiging met onmiddellijke ingang;
• En uiteraard: omstandigheden of redenen toelichten die geleid hebben tot het ontslag.

Volgens de GBA wekt de uitdrukking “met onmiddellijke ingang” de indruk dat er mogelijk sprake is van een zware fout in hoofde van de werknemer. Ook al is dat juridisch niet noodzakelijk het geval, het risico op reputatieschade voor de werknemer is reëel. Het principe blijft: geen enkel gegeven méér dan nodig.

Wat als je toch te ver gaat?
Als een ontslagcommunicatie verder gaat dan toegelaten, kan de GBA optreden. In het beste geval blijft het bij een waarschuwing of aanbeveling, maar ze kan ook een formele berisping of zelfs een geldboete opleggen (bijvoorbeeld bij herhaling of schade voor de betrokkene).

Daarnaast kan de ex-werknemer een schadevergoeding vorderen. Een dergelijke vordering zal door een burgerlijke rechtbank worden beslecht.

Voor op de checklist:

• Vermeld enkel dat een werknemer het bedrijf verlaat, en op welke datum;
• Laat weg: wie het initiatief nam, de reden van ontslag, of dat het ontslag met onmiddellijke ingang is;
• Wil je méér zeggen? Opteer dan voor een mondelinge toelichting, want dat valt niet onder de GDPR.

Inzage in het personeelsdossier: sneller en ruimer dan je denkt

Werknemers vragen na een ontslag vaak inzage in hun personeelsdossier. Dit kan uit interesse zijn, of om zich te informeren over hun rechten en de motieven van de werkgever. Juridisch gezien is dat perfect mogelijk: de GDPR-reglementering kent werknemers een recht toe op inzage in én een kopie van hun persoonsgegevens die door de werkgever worden verwerkt. Dit recht geldt ook na het einde van de arbeidsovereenkomst. Werkgevers moeten dan snel schakelen. De GBA heeft inmiddels meermaals benadrukt dat het recht op inzage ruimer en concreter is dan veel werkgevers vermoeden.

Wat houdt het inzagerecht in? Een (ex-)werknemer mag van zijn voormalige werkgever:

• vernemen welke persoonsgegevens van hem worden verwerkt;
• een kopie ontvangen van die gegevens;
• aanvullende informatie krijgen over het doel van de verwerking, bewaartermijnen, categorieën van ontvangers enz.

De werkgever moet binnen één maand antwoorden. Bij uitzonderlijke complexiteit mag dat worden verlengd tot drie maanden, maar alleen mits duidelijke motivering.

Wat moet worden bezorgd?

Volgens de GBA volstaat het niet om een werknemer “inzage ter plaatse” aan te bieden of enkel een samenvatting te bezorgen. De werknemer heeft recht op een getrouwe en begrijpelijke kopie van de verwerkte persoonsgegevens. Dat kan ook betekenen dat delen van documenten, of zelfs volledige documenten, moeten worden overgemaakt — voor zover nodig om de betrokkene in staat te stellen zijn rechten uit te oefenen.

Concreet kunnen onder meer de volgende stukken onder het inzagerecht vallen:

• prestatieregistraties, evaluatieverslagen, functioneringsnota’s;
• interne e-mails of interne notulen van (bestuurs-)vergaderingen over bijvoorbeeld het (dis)functioneren van de werknemer;
• notities in het personeelsdossier (ook informele);
• gegevens afkomstig van het sociaal secretariaat.

De werknemer moet geen motief opgeven voor zijn verzoek. Bovendien kunnen ook derden optreden. De werknemer hoeft het verzoek met andere woorden niet zelf te lanceren maar kan zich laten vertegenwoordigen door de advocaat dan wel de vakorganisatie. De werkgever mag het verzoek niet eenvoudig weigeren omdat het kadert in een juridisch geschil. Zich verschuilen achter de bescherming van de rechten van een derde zal ook geen uitweg bieden. Werkgevers dienen deze gegevens te anonimiseren of te verwijderen zonder het recht van de werknemer te fnuiken.

Niet reageren? Dat kan gevolgen hebben.

Reageert de werkgever niet of te laat, dan kan de GBA, op verzoek van de werknemer, optreden. Ze kan een waarschuwing of berisping geven, een administratieve geldboete opleggen of de werkgever verplichten om alsnog inzage te verlenen. Een laattijdige of ontbrekende reactie kan ook in de arbeidsrechtbank tegen de werkgever worden uitgespeeld, zeker wanneer het geschil draait rond het personeelsdossier of de motieven van het ontslag.

Voor op de checklist:

• Beantwoord elk inzageverzoek binnen de maand;
• Voorzie een kopie, geen loutere inzage;
• Verzamel personeelsgegevens systematisch;
• Beperk informele verslagen of notities aangezien deze ook kunnen worden opgevraagd maar tracht alles te bundelen tot een of meerdere formele evaluaties per jaar;
• Wijs verzoeken niet af omdat ze “met een procedure te maken hebben”. Dat is juridisch irrelevant.