Artikel van de maand door Marie-Mathilde Vermeyen: Van vergadertafel naar scherm: digitaal vergaderen binnen de vereniging van mede-eigenaars

Sinds enkele jaren heeft de wetgever de mogelijkheid ingevoerd om binnen de vereniging van mede-eigenaars (VME) vanop afstand deel te nemen aan de algemene vergadering (art. 3.87, §1 BW). Hiermee is de mogelijkheid ingebouwd voor VME’s om digitaal te vergaderen. Dit biedt tal van voordelen voor zowel de mede-eigenaars als de syndicus, zoals flexibiliteit en toegankelijkheid. Tegelijk roept dit ook enkele praktische en juridische aandachtspunten op waar bijzondere aandacht aan moet worden besteed.

We zetten hieronder graag enkele spelregels uiteen.

Is digitaal vergaderen (altijd) toegestaan?

Het organiseren van een digitale vergadering is in principe steeds toegelaten, tenzij de statuten anders bepalen. Het komt uiteindelijk toe aan de syndicus om te beslissen om de vergadering fysiek, digitaal of hybride te laten verlopen, zonder dat hiervoor een voorafgaande toestemming van de VME vereist is.

Een belangrijke nuance hierop is dat deelname op afstand een recht is van de mede-eigenaar, maar geenszins een verplichting. Dit wil zeggen dat elke mede-eigenaar de mogelijkheid behoudt om fysiek deel te nemen aan de algemene vergadering. In de praktijk kan dit leiden tot een hybride vergadervorm, waarbij een deel van de mede-eigenaars digitaal volgt en een deel fysiek. Deze waarborg is ingebouwd om digitale uitsluiting te vermijden.

Wat het voorbereiden en organiseren van een vergadering op afstand betreft, blijven de basisregels dezelfde als bij een fysieke vergadering, maar er zijn toch er een aantal aandachtspunten.

Bijkomende vermeldingen in de oproepingsbrief

In de eerste plaats moet er bijzondere aandacht worden besteed aan de oproeping. Naast de gebruikelijke vermeldingen moet de oproepingsbrief duidelijk vermelden of de vergadering digitaal dan wel hybride zal plaatsvinden. Verder moet worden meegedeeld via welk platform de vergadering zal doorgaan en hoe de deelnemers toegang krijgen, bijvoorbeeld via een deelnamelink (die ook reeds moet worden meegestuurd in de oproepingsbrief). Daarnaast moet de oproeping meedelen dat de documenten met betrekking tot de geagendeerde punten minstens ook digitaal consulteerbaar zijn.

Voor het organiseren van de digitale vergadering staat het de syndicus vrij om het platform te kiezen. Dit kan doorgaan via Teams, Zoom, … maar er bestaan ook gespecialiseerde platformen met ingebouwde systemen voor het automatisch registreren van de aanwezigheden, stemmen, …

Hoe verloopt de digitale algemene vergadering?

Het verloop van de algemene vergadering zelf vergt eveneens specifieke aandacht. Met name komt er een bijzondere rol toe aan de syndicus die bij aanvang eerst de connectiviteit moet controleren van de deelnemers en hun identiteit moet vaststellen, bijvoorbeeld via camera of een registratiesysteem. De syndicus moet ook de aanwezigheid van de deelnemers registreren, al dan niet via digitale aanwezigheidslijsten. Het aanwezigheidsquorum en de meerderheidsvereisten voor de stemming blijven ongewijzigd bij digitaal vergaderen.

De stemming zal afhankelijk zijn van het gebruikte digitaal platform. Er zijn gespecialiseerde softwareprogramma’s met ingebouwde stemsystemen die de uitgebrachte stemmen automatisch registreert. Indien de vergadering via een klassiek digitaal platform verloopt, kan de stemming gebeuren via handopsteking. De syndicus zal hierbij moeten instaan voor het opnemen van de stemmen en in het bijzonder van de namen van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden.

Notulering in een digitale context

Na afloop van de algemene vergadering moeten de notulen worden ondertekend. Dit zal bij digitale vergaderingen elektronisch kunnen gebeuren, bijvoorbeeld via erkende digitale software tot ondertekening zoals DocuSign of Itsme. Opgepast: digitaal vergaderen doet geen afbreuk aan de verplichting van de syndicus om binnen de dertig dagen na de algemene vergadering de notulen over te maken aan de mede-eigenaars.

De digitale (of hybride) algemene vergadering biedt aldus een efficiënt alternatief voor de klassieke fysieke vergadering, op voorwaarde dat zij zorgvuldig wordt georganiseerd en de rechten van alle mede-eigenaars wordt gerespecteerd. Wij zijn altijd beschikbaar voor verdere vragen hieromtrent.