Conditions générales de Cygnus Advocaten (version février 2025)
1. Mission
1.1 Les présentes conditions générales (les 'Conditions') s'appliquent à toute mission confiée à, et à toute autre relation juridique (contractuelle ou extracontractuelle) avec, Cygnus Advocaten BV (RPM Gand, division Bruges - TVA BE 0446.760.521) (le 'cabinet'), ses actionnaires (les 'associés', et individuellement l''associé'), ainsi que les avocats et autres auxiliaires avec lesquels le cabinet collabore ou auxquels il fait appel (les 'collaborateurs' et individuellement le 'collaborateur'), sauf si (et dans la mesure où) cela devait être contraire à des dispositions légales ou déontologiques impératives. L'application des conditions générales ou autres du client ou du cocontractant (le 'client') est exclue.
1.2 Le cabinet ne contracte à l’égard de son client que des obligations de moyens, et non des obligations de résultat. Toute mission acceptée par le cabinet sera exécutée avec le professionnalisme requis. Ce faisant, le cabinet est en droit de présumer que toutes les informations fournies par le client sont correctes et complètes.
1.3 Même si une mission est confiée - expressément ou tacitement - à un associé ou à un collaborateur particulier, ou est destinée à être exécutée par celui-ci, la mission sera exécutée par le cabinet (pour autant que le cabinet accepte effectivement la mission). Les associés, collaborateurs, ainsi que les sociétés ou personnes liées à un associé ou à un collaborateur (désignés ci-après collectivement les 'personnes liées', et individuellement la 'personne liée') ne contractent aucune obligation ni responsabilité envers le client. Le client renonce à tout droit, recours ou revendication à l'encontre de personnes liées.
1.4 Lorsqu’un contrat écrit a été conclu entre le cabinet et le client, la mission peut à tout moment être étendue ou faire l’objet d’une mission complémentaire, sans qu’une modification écrite du contrat ne soit nécessaire. Les prestations effectuées sans protestation immédiate du client sont réputées avoir été réalisées dans le cadre d’une mission confiée par ce dernier.
2. Honoraires, frais et débours
2.1 Le cabinet facture des honoraires et des frais pour ses prestations de services.
2.2 Sauf convention écrite contraire, les prestations sont facturées sur la base du temps presté, aux tarifs horaires en vigueur de l’associé ou du collaborateur au moment de la prestation. Le cabinet peut réviser à tout moment les tarifs horaires de ses associés et collaborateurs, notamment en fonction de leur ancienneté, de leur expérience, de leur expertise, de l’évolution générale des prix, des tarifs pratiqués par d'autres cabinets d’avocats ou de conseil, et/ou d'autres motifs légitimes. Les nouveaux tarifs horaires s'appliquent également aux missions en cours.
Le client peut, à tout moment, obtenir un aperçu des tarifs horaires en vigueur. Outre les honoraires dus en fonction du temps consacré à une mission, le cabinet peut facturer des honoraires complémentaires ou un success fee, par exemple en tenant compte de l’importance ou de l’urgence du dossier, de la compétence particulière des avocats ayant effectué les prestations, ou du résultat obtenu.
2.3 Outre les honoraires, le cabinet facture un pourcentage forfaitaire sur les honoraires à titre de compensation pour les frais administratifs et de fonctionnement généraux.
Le cabinet peut réviser ce pourcentage forfaitaire à tout moment, notamment en raison de l’augmentation des coûts d’infrastructure et/ou de personnel, d’obligations légales, de l’évolution générale des prix et/ou d’autres motifs légitimes.
Par exemple, ne sont pas compris dans les frais administratifs et généraux forfaitaires, et sont donc facturés séparément en sus du forfait : (i) les frais engagés pour les déplacements en dehors de Bruges (en voiture ou en transports en commun) ; (ii) les montants dus à des tiers (tels que huissiers de justice, cours et tribunaux, comptables, traducteurs, coursiers, consultation de bases de données, etc.) et autres débours liés à l’exécution d’une mission. Le cabinet se réserve le droit d’appliquer un supplément ou une majoration sur les montants dus à des tiers ainsi que sur les autres débours.
2.4 Sauf indication écrite contraire, les tarifs horaires et les frais du cabinet s'entendent hors taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Les honoraires, frais et autres montants facturés par le cabinet sont majorés de la TVA légalement applicable, entièrement à charge du client.
2.5 Le client reçoit périodiquement (en principe une fois par mois) une facture reprenant les honoraires et frais. En outre, le cabinet peut facturer des provisions, tant avant le début de la mission que pendant son exécution.
2.6 Le cabinet accepte de recevoir des paiements de tiers (autres que le client), étant entendu que le client reste à tout moment tenu envers le cabinet au paiement intégral des honoraires et frais.
Le client garantit que, soit en son nom, soit au nom de la personne morale à laquelle la facture est adressée à sa demande, il existe une base légale valable pour imputer les factures du cabinet. Le cas échéant, les prestations et frais facturés par le cabinet devront être refacturés spontanément au bénéficiaire réel par le destinataire de la facture (pour lequel le client se porte fort, si ce destinataire n’est pas le client lui-même), ou inscrits comme créance en compte courant à charge du bénéficiaire. Le client et tout autre destinataire d’une facture, pour lequel le client se porte fort, sont tenus de respecter l’ensemble des obligations fiscales et comptables applicables à cet égard.
2.7 Le client, ou tout autre destinataire de la facture, est tenu de vérifier immédiatement les factures du cabinet dès leur réception. Sans préjudice d’une acceptation antérieure (expresse ou tacite), le destinataire de la facture — pour lequel le client se porte fort s’il ne s’agit pas du client lui-même — est réputé avoir accepté la facture du cabinet en l’absence de protestation écrite et motivée dans les huit jours calendrier suivant la réception de la facture. Sauf preuve contraire, toute facture est réputée avoir été reçue par son destinataire le premier jour ouvrable suivant sa date d’émission.
3. Modalités de paiement
3.1 Les factures du cabinet sont payables dans un délai de quatorze jours à compter de leur date d'émission. À partir de la date d'échéance, le client est redevable, de plein droit et sans mise en demeure préalable, d'un intérêt de retard au taux prévu par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi que d’une indemnité forfaitaire de 10 % sur le montant en souffrance, avec un minimum de 125 EUR par facture.
3.2 En cas de retard de paiement, le cabinet est en droit de suspendre immédiatement toutes ses prestations, de plein droit et sans mise en demeure préalable, même si le défaut de paiement concerne une autre mission ou relation contractuelle. Si une facture n’est pas intégralement payée à son échéance, toutes les autres factures non échues deviennent immédiatement exigibles, de plein droit et sans mise en demeure préalable.
4. Fonds de tiers
4.1 Le cabinet dispose d’un compte bancaire distinct pour les opérations financières portant sur des fonds destinés aux clients ou à des tiers. Le cabinet est autorisé à retenir sur les montants qu’il reçoit pour le compte du client les sommes nécessaires au règlement des factures dues par le client, ou par des personnes ou sociétés qui lui sont liées ou associées (au sens des articles 1:20 et 1:21 du Code des sociétés et des associations), le cas échéant après notification au client.
4.2 Le cabinet ne peut être tenu responsable si l’établissement financier auprès duquel est ouvert le compte de tiers ne respecte pas ses engagements (notamment, sans s'y limiter, en cas de faillite ou de réorganisation judiciaire ou d'autres situations d'insolvabilité) ou si celui-ci prend des mesures (juridiques) qui causent un préjudice au client.
5. Recours à des tiers
Le cabinet peut faire appel à des tiers pour l’exécution d’une mission et veille à faire preuve de la diligence nécessaire dans la sélection de ces tiers. Le cabinet ne peut être tenu responsable des actes ou omissions de ces tiers.
6. Responsabilité et recours
6.1 Sauf en cas de dommage causé intentionnellement, toute responsabilité éventuelle — qu’elle soit contractuelle ou extracontractuelle — du cabinet est limitée à un montant égal à cinq fois le total des honoraires payés par le client pour la mission concernée, et en tout état de cause à un maximum de 350 000,00 EUR. Si cette responsabilité est couverte par une assurance et que la police prévoit une garantie supérieure, le plafond de responsabilité sera cependant limité aux montants effectivement garantis par l'assureur (sans que cela n’implique une quelconque obligation de souscrire une assurance responsabilité).
6.2 Le client ne peut prétendre à une indemnisation que pour un dommage résultant d’un dol ou d’une faute grave, ou, sauf cas de force majeure, en raison de l’inexécution d’obligations essentielles du cabinet. En outre, les dommages indirects ou consécutifs, y compris les préjudices subis par des tiers ou le manque à gagner, ne donnent pas lieu à indemnisation.
6.3 Si le dommage a été causé conjointement par des tiers, la responsabilité du cabinet se limite exclusivement au dommage directement imputable à sa propre faute ou négligence, sans solidarité ni obligation in solidum avec ces tiers.
6.4 Le cabinet n’est pas responsable des retards ou manquements dans l’exécution d’une mission en cas de force majeure ou de tout (autre) événement indépendant de sa volonté.
6.5 Toute action contre le cabinet doit, sous peine de forclusion, être introduite sans délai en justice. En tout état de cause, toute réclamation à l'encontre du cabinet se prescrit si elle n'a pas été introduite en justice dans un délai de deux ans à compter du moment où la circonstance à l’origine de l’action a été, ou aurait pu raisonnablement être, découverte.
6.6 Sans préjudice de délais plus courts prévus par la loi ou les présentes conditions, toutes les actions contre le cabinet se prescrivent par trois ans à compter de la fin de la mission concernée.
6.7 La réparation d'un dommage causé par une faute ou une négligence constituant (également) un manquement à une obligation contractuelle sera (i) exclusivement régie par les règles du droit des contrats, à l’exclusion de toute possibilité de fonder une action sur le droit de la responsabilité extracontractuelle, même si le fait générateur du dommage constitue également un fait délictuel, et (ii) limitée à une action en responsabilité dirigée contre le cabinet, à l’exclusion de toute possibilité d’intenter une action en responsabilité contre une personne liée ou tout autre auxiliaire du cabinet, même si le fait générateur du dommage constitue (également) un fait délictuel imputable à cette personne liée ou à cet auxiliaire.
6.8 Le client s’engage à garantir le cabinet, ainsi que toute personne liée et tout autre auxiliaire du cabinet, contre toute réclamation de tiers (y compris des réclamations portant sur les conséquences civiles d’infractions pénales) ayant un lien avec, ou découlant d'une mission du client ou des prestations effectuées pour le client par le cabinet, des personnes liées ou d'autres auxiliaires.
6.9 Les exclusions et limitations de responsabilité prévues aux articles 6.1 à 6.8 ci-dessus s'appliquent dans les limites autorisées par la loi. Dans la mesure où une disposition excluant ou limitant la responsabilité ne peut être valablement stipulée, sa portée et son application seront automatiquement réduites pour se limiter aux cas dans lesquels une telle exclusion ou limitation est légalement autorisée.
7. Fin de la collaboration
Le client et le cabinet — ce dernier sous réserve du respect des obligations déontologiques applicables — peuvent mettre fin à tout moment au contrat, en le notifiant à l’autre partie par écrit.
8. Conservation des documents
Le cabinet conserve les documents qui lui ont été transmis pendant cinq ans à compter de la fin de la mission. À l’expiration de ce délai, il pourra procéder à la destruction de tous les documents physiques et numériques, y compris les originaux. Sur simple demande du client, le cabinet restituera les originaux encore en sa possession (tels que les accords signés, les expéditions de jugements ou d’arrêts, les exploits d’huissiers, etc.).
9. Traitement des données à caractère personnel
9.1 Le cabinet collecte et traite des données à caractère personnel. La déclaration de confidentialité du cabinet contient de plus amples informations sur la manière dont, et les raisons pour lesquelles, ces données sont traitées. La version la plus récente de cette déclaration peut être consultée sur notre site web (www.cygnusadvocaten.be).
9.2 Les clients ne communiqueront les données d'autres personnes physiques au cabinet ou à une personne liée que si cela est légalement autorisé et si les personnes physiques concernées en ont été pleinement informées au préalable et, le cas échéant, y ont consenti. Cela vaut notamment pour les personnes morales, ou leurs représentants, qui transmettent au cabinet des données relatives à des personnes physiques qui leur sont liées. Le client s’engage à garantir le cabinet et les personnes liées contre toute réclamation à cet égard.
9.3 Le cabinet ne peut être tenu responsable si des tiers auxquels il transmet des données communiquent les données à caractère personnel des clients à des autorités locales, conformément à des obligations légales imposées à l’étranger.
10. Prévention du blanchiment de capitaux
10.1 Selon la nature des services fournis, les avocats du cabinet peuvent être soumis à la réglementation applicable en matière de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, laquelle implique également des obligations déontologiques.
Les avocats sont notamment tenus d'identifier leurs clients, leurs mandataires et leurs bénéficiaires effectifs ('UBO'), ainsi que de demander et de conserver plusieurs documents justificatifs de cette identité, et ce pendant une durée de dix ans. À cette fin, le cabinet peut procéder à des vérifications en ayant recours à des bases de données électroniques externes. Le client accepte que les frais y afférents soient à sa charge. Pendant toute la durée de la relation avec le client, les avocats demeurent soumis à un devoir de vigilance, lequel peut les amener à demander des informations complémentaires.
10.2 Ce qui précède implique la coopération du client. Le client s’engage à informer le cabinet de toute modification susceptible d’affecter sa situation, et à transmettre, à première demande, les informations requises par le cabinet. Si, après demande, le client refuse de fournir les informations demandées, le cabinet ne pourra établir de relation professionnelle. Si une intervention a déjà été amorcée à titre provisoire, toute poursuite de celle-ci devra être interrompue.
10.3 Lorsque, dans le cadre d’activités visées par la réglementation, les avocats constatent des faits susceptibles d’être liés au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, ils sont tenus de les signaler immédiatement au bâtonnier, sauf si leur mission consiste à déterminer la situation juridique de leur client ou à le défendre ou le représenter dans le cadre d’une procédure judiciaire (ou en lien avec celle-ci). Ni le cabinet ni ses avocats ne peuvent être tenus responsables pour toute déclaration effectuée de bonne foi.
11. Dispositions générales
11.1 Si une disposition des présentes conditions (ou une partie de celle-ci) devait être déclarée nulle, invalide ou inopposable, réputée non écrite, ou se révéler contraire à une disposition de droit impératif ou d'ordre public ('disposition invalide'), cette disposition invalide ne sera considérée comme nulle, invalide ou inopposable, ou réputée non écrite que dans la mesure où la disposition en question est contraire au droit impératif ou à l'ordre public, et restera pleinement applicable dans la mesure où elle n’est pas en conflit avec une disposition impérative ou d’ordre public. En outre, cela n'affectera pas la validité et l'applicabilité des autres dispositions des présentes conditions.
11.2 Toute disposition invalide sera remplacée par une clause valide et exécutoire, qui reproduira autant que possible la portée et l'intention juridiques et économiques de la disposition invalide ('clause de substitution'). Dans ce cas, la clause de substitution sera déterminée soit d’un commun accord entre le cabinet et le client, soit par les cours et tribunaux saisis d’un litige relatif à ladite clause. À cette fin, les cours et tribunaux se voient explicitement reconnaître un pouvoir de substitution.
11.3 Tous les travaux des associés ou des collaborateurs, ainsi que leurs résultats, restent à tout moment la propriété exclusive du cabinet et ne peuvent être communiqués à des tiers par le client. En tout état de cause, aucun tiers ne pourra s’en prévaloir ni faire valoir un quelconque droit sur cette base.
11.4 Le client rendra les présentes conditions opposables à, et se fait fort de garantir leur acceptation par ses administrateurs ou gérants, ses actionnaires, ainsi que toute personne physique ou morale à laquelle le cabinet adresse une facture ou qui règle des honoraires ou frais relatifs à une mission confiée par le client, afin que ces personnes soient également liées par les présentes conditions.
11.5 Le texte néerlandais des présentes conditions prévaut sur toute traduction.
11.6 Sans préjudice de ce qui est stipulé à l’article 1.3 ci-dessus, les présentes conditions s’appliquent non seulement à l’égard du cabinet et à son bénéfice, mais également à l’égard et au bénéfice de toute personne liée. Toute personne liée peut donc se prévaloir directement des présentes conditions vis-à-vis du client ou de tout tiers. Dans la mesure où - nonobstant les dispositions de l'article 1.3 des présentes conditions - une action serait déjà introduite contre des personnes liées, les limitations de responsabilité applicables au cabinet s’appliqueront également mutatis mutandis à la responsabilité potentielle des personnes liées ainsi qu’à toute action dirigée contre elles.
12. Droit applicable et juridiction compétente
Toutes les relations juridiques avec le cabinet sont régies par le droit belge.
Les cours et tribunaux de la juridiction où le cabinet a son siège sont seuls compétents.