La présente déclaration de confidentialité (ci-après la 'Déclaration de confidentialité ') est celle de Cygnus Advocaten BV (ainsi que de tout avocat affilié à Cygnus Advocaten BV), dont le siège est situé Ezelstraat 25, 8000 Bruges, et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0446.760.521 (ci-après également 'le cabinet ' ou ' nous').
Par le biais de la présente Déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous informer aussi clairement que possible sur la manière dont nous collectons et traitons vos données à caractère personnel. Notre Déclaration de confidentialité s’applique à l’ensemble des relations entre nous, d’une part, et nos clients, fournisseurs, partenaires, prospects et parties adverses, d’autre part.
Responsable du traitement et engagements
Les responsables du traitement de vos données à caractère personnel sont Cygnus Advocaten BV, conjointement, le cas échéant, avec les avocats en charge du dossier concerné. Il a été convenu entre Cygnus Advocaten BV et ses avocats (collaborateurs) que Cygnus Advocaten BV sera responsable d’informer les personnes concernées et de répondre à toute demande en lien avec ce traitement. Même dans les cas de coresponsabilité susmentionnés, la présente Déclaration de confidentialité reste pleinement applicable.
Nous considérons votre vie privée comme l’un de vos droits les plus fondamentaux et mettons donc tout en œuvre pour la protéger au mieux. Nous agissons en conformité avec le Règlement du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après le ' Règlement '), ainsi qu’avec la présente Déclaration de confidentialité.
Notre déontologie comprend également de nombreuses obligations en matière de protection des données à caractère personnel.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous, et pourquoi ?
En tant que cabinet d’avocats, nous collectons et traitons différentes catégories de données à caractère personnel, telles que, notamment, des données d’identification et de contact, des données financières, des données familiales, des données relatives à votre passé judiciaire ou pénal, ainsi que des données relatives à votre parcours professionnel. Ces données à caractère personnel peuvent vous concerner en votre qualité de client, de fournisseur ou de candidat auprès de notre cabinet, mais également en votre qualité de relation professionnelle de l’un de nos clients.
Nous collectons et traitons aussi bien des données à caractère personnel que vous nous fournissez directement que des données obtenues par d’autres voies, par exemple via des sources publiques. Nous utilisons également des cookies sur notre site web. De plus amples informations à ce sujet sont disponibles ici. Nous ne pratiquons pas ce qu’on appelle le 'profilage'.
Vos données à caractère personnel sont traitées par nos soins en vue d’atteindre divers objectifs, notamment la gestion de notre administration générale et financière, la gestion de notre base de données clients et fournisseurs, la fourniture d’un service adéquat, l’exécution correcte de nos contrats, et dans certains cas, pour des activités de marketing direct.
Sur quels fondements juridiques traitons-nous vos données à caractère personnel ?
L’article 6.1 du Règlement précise sur quels fondements juridiques les données à caractère personnel sont traitées. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des fondements juridiques sur lesquels nous nous appuyons pour le traitement des données à caractère personnel.
Nous traitons des données à caractère personnel :
- Parce que vous avez donné votre consentement : nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement explicite et spécifique. Ce consentement est libre et peut être retiré à tout moment.
- Pour respecter nos obligations légales et déontologiques : en tant que cabinet d’avocats, nous sommes tenus de respecter diverses obligations légales, dans le cadre desquelles nous sommes tenus de conserver certaines données (à caractère personnel) bien définies. C'est notamment le cas pour :
les obligations découlant de la législation sur la prévention du blanchiment de capitaux (loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et à la limitation de l’utilisation des espèces). Vous trouverez ici plus d'informations sur nos obligations en vertu de la loi sur la prévention du blanchiment d'de capitaux ;
les obligations découlant de la législation fiscale ;
les obligations découlant de la législation sociale.
- Pour exécuter un contrat : la bonne exécution de nos contrats avec nos clients, fournisseurs, etc. nécessite également la collecte et le traitement de données à caractère personnel.
- Parce que nous-mêmes ou nos clients avons un intérêt légitime à le faire et/ou que ces traitements sont requis dans le cadre d’un litige juridique : enfin, nous traitons des données à caractère personnel lorsqu’elles sont nécessaires pour défendre nos intérêts et ceux de nos clients (en droit), mais aussi dans d’autres cas où nous, nos clients, nos fournisseurs, ... avons un intérêt légitime au traitement de ces données à caractère personnel.
Qui a accès à vos données à caractère personnel ?
Seul un nombre limité de personnes, telles que nos employés et collaborateurs, ont accès à vos données à caractère personnel. Afin de garantir la protection de vos données à caractère personnel, ces personnes sont soumises à une série d'obligations (contractuelles). Ainsi, tous les employés et collaborateurs de notre cabinet sont liés par un engagement de confidentialité.
Par ailleurs, nous travaillons avec certains prestataires de services externes auxquels nous communiquons, dans une mesure limitée, vos données à caractère personnel aux fins de leur traitement. Il s’agit notamment de services postaux, de prestataires de services de paiement ou d’huissiers de justice. Nous prenons les mesures nécessaires pour que ces prestataires ne traitent vos données à caractère personnel que dans les finalités et selon les modalités que nous avons définies, et qu’ils offrent des garanties suffisantes pour en respecter et en assurer la confidentialité.
Si l'un de ces prestataires est situé en dehors de l'Espace économique européen, nous ne transmettons vos données à caractère personnel que si un niveau de protection adéquat est garanti et si le prestataire offre des garanties suffisantes en matière de sécurité et de protection des données à caractère personnel.
Dans le cadre de la défense ou de la mise en œuvre des droits de nos clients, nous pouvons également être amenés à partager certaines données à caractère personnel avec les parties impliquées dans le dossier ou leurs avocats, les autorités publiques, les juridictions, les huissiers de justice, les comptables, les avocats externes ou les gestionnaires de bases de données réglementées par la loi.
Enfin, nous ne mettons pas vos données à caractère personnel à la disposition de tiers à des fins commerciales et/ou promotionnelles, à moins que vous n'ayez donné votre consentement explicite. Bravo pour votre vigilance en matière de confidentialité ! Vous venez de découvrir un passage secret. Envoyez-nous un message à meldpunt@cygnusadvocaten.be et recevez votre gadget secret Cygnus Advocaten pour vous remercier de votre vigilance !
Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire à nos obligations légales et/ou déontologiques, pour assurer une prestation correcte de nos services, ou en raison d’un intérêt légitime justifiant une conservation (prolongée) de vos données à caractère personnel. En pratique, les données sont généralement conservées pendant un minimum de sept ans, notamment dans le cadre de nos obligations comptables et légales.
Quels sont vos droits en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel ?
Le Règlement vous confère plusieurs droits relatifs au traitement de vos données. Ainsi, vous pouvez à tout moment demander :
- l’accès à vos données à caractère personnel (droit d’accès et de consultation) : vous avez le droit de prendre connaissance gratuitement des données que nous détenons à votre sujet et de vérifier l’usage qui en est fait ;
- de modifier de vos données (droit de rectification) : vous pouvez demander que les données inexactes soient corrigées et que les données incomplètes soient complétées ;
- faire effacer vos données (droit à l’effacement) : si vous estimez que certaines de vos données à caractère personnel sont traitées de manière illicite, vous pouvez demander leur suppression. Nous pouvons cependant refuser cette demande si les données concernées sont nécessaires au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’un contrat ou dans le cadre de notre intérêt légitime ;
- de faire transférer vos données (droit à la portabilité) : vous avez le droit de demander que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies soient transférées à vous-même ou à un tiers.
Dans les circonstances et selon les conditions prévues par le Règlement, vous avez également le droit :
- de limiter le traitement de vos données (droit à la limitation du traitement) ;
de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel fondé sur notre intérêt légitime (droit d’opposition). Nous attirons votre attention sur le fait qu’il n’est pas possible de s’opposer au traitement des données à caractère personnel lorsque celles-ci sont nécessaires à l’exécution de l’une de nos obligations légales, à l’exécution de nos contrats ou à la poursuite de notre intérêt légitime.
Par ailleurs, nous vous rappelons que lorsque le traitement repose sur votre consentement préalable, vous avez la possibilité de retirer ce consentement à tout moment.Par
Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, vous pouvez adresser une demande à meldpunt@cygnusadvocaten.be. Afin de permettre un traitement efficace de votre demande, nous vous prions de la formuler de manière aussi précise que possible. Veuillez également joindre à chaque demande une copie recto-verso de votre carte d’identité.
Enfin, nous vous signalons que vous disposez toujours de la possibilité de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Tél. : +32 [0]2 274 48 00
Fax : +32 [0]2 274 48 35
contact@apd-gba.be
Mise à jour de la Politique de confidentialité
Nous nous réservons le droit de modifier notre Politique de confidentialité.
Il est donc recommandé de consulter régulièrement notre Politique de confidentialité afin d'être informé de toute modification.
Questions ou réclamations
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